Dokumentacja księgowa

Post Thumb

Dokumentem księgowym jest dowód sporządzony na piśmie w określonej formie zgodnie z przepisami prawa, zawierający niezbędną treść i potwierdzający dokonanie operacji gospodarczej. Znaczenie dokumentów księgowych:

  1. są podstawą do ewidencji każdej operacji gospodarczej na kontach

  2. są podstawą do kontroli oraz do oceny działalności gospodarczej jednostki

  3. są podstawą dochodzenia praw a także udowodnienia dopełnienia obowiązków we wszystkich sprawach spornych

  4. są podstawą do rozliczenia osób z powierzonego im majątku (materialnie odpowiedzialnych)


Prawidłowo sporządzony dokument zawiera:
1. nazwę i adres jednostki sporządzającej dokument,
2. pieczęć tej jednostki,
3. miejscowość i datę sporządzenia dokumentu,
4. numer dokumentu,
5. nazwę i ewentualnie symbol dokumentu,
6. wskazanie stron biorących udział w operacji gospodarczej,
7. określenie rozmiarów operacji gospodarczej: wartościowe i ilościowe,
8. kwoty ogólne wynikające z dokumentu powinny być napisane cyframi i słownie,
9. podpis osoby sporządzającej i podpis osoby sprawdzającej.

Klasyfikacja dokumentów według rodzaju:
1. kasowe(np. RK-raport kasowy, KP-kasa przyjmie, KW-kasa wypłaci)
2. bankowe (np. WB-wyciąg bankowy, PP-polecenie przelewu)
3. magazynowe (PZ-przyjęcie zewnętrzne, WZ-wydanie zewnętrzne, PW-przyjęcie wewnętrzne, RW-rozchód wewnętrzny, ZW-zwrot wewnętrzny, MM-przesunięcie międzymagazynowe)
4. dotyczące zakupu i sprzedaży (np. FV-faktura VAT, R-k - rachunek uproszczony)
5. dotyczące ewidencji operacji wynikowych (np. bilans)
6. dotyczące wynagrodzeń (np. LP - lista płac)

Klasyfikacja dokumentów według jednostek wystawiających dokumenty:
a) dokumenty własne, tzn.: wystawiane przez własną jednostkę gospodarczą, np.: LP-lista płac, FVS-faktura VAT sprzedaży, RK-raport kasowy
b) dokumenty obce, tzn.: wystawiane przez inne jednostki, np.: FVZ-faktura VAT zakupu, WB-wyciąg bankowy, nakazy płatnicze

Klasyfikacja dokumentów według jednostek otrzymujących i wykorzystania w księgowaniu:
a) dokumenty wewnętrzne, tzn.: wystawiane przez jednostkę i tylko przez nią wykorzystywane w księgowości, np.: LP-lista płac, dokumenty magazynowe
b) dokumenty zewnętrzne, tzn.: wystawiane przez jednostkę i przez nią wykorzystywane w księgowości, ale także przekazywane na zewnątrz innej jednostce, np.: FVS-faktura VAT sprzedaży, PP-polecenie przelewu, KP-kasa przyjmie

Przygotowanie dokumentu do księgowania:
1. kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa
2. dekretacja, czyli określenie, na jakie konta księgowe przypisać daną operację gospodarczą
3. ułożenie dokumentów według daty ich powstania
4. nadanie dokumentom numerów, pod którymi zostaną zaksięgowane i będą przechowywane
5. księgowanie na kontach

Kontrola merytoryczna dokumentu polega na zbadaniu celowości, prawidłowości i legalności dokonanej operacji gospodarczej. Kontrolę tę wykonuje przedstawiciel kierownictwa jednostki.
Kontrola formalna to sprawdzenie, czy dokument został wystawiony zgodnie z przepisami prawa i czy zawiera wszystkie niezbędne elementy.
Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dokument nie zawiera błędów arytmetycznych.

Osoby upoważnione do kontroli dokumentów potwierdzają fakt skontrolowania na odwrocie dokumentu własnoręcznym podpisem i zapisują datę. Można też używać specjalnych pieczątek zawierających następującą treść: "Sprawdzono pod względem merytorycznym. Data... podpis...", "Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym. Data... podpis...".
Każdy dokument powinien zawierać klauzulę: "Zatwierdzono do wypłaty. Data... podpis...". Oczywiście, można też użyć specjalnej pieczątki o tej treści. Podobnie z dekretacją.

Przechowywanie dokumentów:
za prawidłowe przechowywanie dokumentów księgowych odpowiada dział księgowości. Dokumenty należy przechowywać tak, aby zabezpieczyć je przed zniszczeniem bądź zagubieniem, najlepiej w sztywnych tekturowych teczkach lub oprawionych segregatorach.
Dokumenty dotyczące bieżącego roku obrotowego do momentu jego zakończenia i zatwierdzenia bilansu (tj. do czerwca roku następnego), przechowywane są w dziale księgowości w zamkniętych szafach.
Po zatwierdzeniu bilansu dokumenty przekazuje się do archiwum zakładowego.

Ze względu na okres przechowywania dokumentów wyróżniamy kategorie:
*** kategoria A - są do niej zaliczane dokumenty wieczystego przechowywania takie jak bilans i rachunek zysków i strat. Potem te dokumenty są przekazywane do archiwum państwowego.
*** kategoria B - są do niej zaliczane wszystkie pozostałe dokumenty księgowe. Są przechowywane najczęściej przez 5 pełnych lat po dacie zakończenia roku obrotowego, którego dotyczą. Następnie są umieszczane w archiwum zakładowym.
Dokumenty kadrowo-płacowe są przechowywane 50 lat.

Przykład dokumentu potwierdzającego kupno-sprzedaż, czyli faktury VAT:

Sprzedawca: Hurtownia Artykułów Biurowych

ul. Papiernicza 1, 01-123 Warszawa

NIP: 551-00-22-485

Faktura VAT Nr 12/2013

oryginał/kopia

Miejscowość: Warszawa

Data wystawienia: 04-12-2013

Miesiąc i rok lub data dokonania sprzedaży (zaliczki): grudzień 2013


Nabywca: Sklep Wielobranżowy MAXI-MIXI, ul. Marszałkowska 54, 00-456 Warszawa, NIP: 555-11-00-234


Lp Nazwa towaru lub usługi Symbol PKWiU/SWW/KU/KOB symbol j.m. ilość cena jedn.bez podatku Wartość bez podatku stawka podatku Kwota podatku Wartość towaru z podatkiem
1 bloki piśmienne szt 10 2,00 20,00 23% 4,60 24,60
2 długopisy szt 25 2,50 62,50 23% 14,38 76,88
3 ołówki szt 20 1,00 20,00 23% 4,60 24,60
4 klej biurowy szt 10 1,50 15,00 23% 3,45 18,45
5 flamastry kolorowe op 30 4,00 120,00 23% 27,60 147,60
237,50 23% 54,63 292,13

Sposób zapłaty: przelew. Termin zapłaty: 14 dni, upływa 18-12-2013

W banku: Polski Bank. Nr konta: 11 2222 3333 4444 5555 6666 7777

Do zapłaty: 292,13 zł. Słownie: dwieście dziewięćdziesiąt dwa złote, trzynaście groszy

Osoba upoważniona do odbioru faktury: Osoba upoważniona do wystawienia faktury:

Barbara Jasińska

Zuzanna Szczęch

author>

O Jolancie Szerenos

tłumaczka i blogerka. Z wykształcenia ekonomistka - stąd jej zamiłowanie do księgowości :) Od 2013 roku pracuje z domu, nie od razu jako tłumacz. Regularnie śledzi jak rozwija się gałąź telepracy. Pasjonują ją języki obce, szczególnie angielski, który chce wykorzystać pomagając innym w komunikacji. Prywatnie pisarka. Uwielbia też czytać - literaturę piękną i fachową. Domatorka - z zamiłowaniem prowadzi budżet domowy.

5 Comments so far

  • Image John Doe March 15, 2015 | Reply
    Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam venenatis, ligula quis sagittis euismod, odio ante molestie tortor, eget ullamcorper lacus nunc a ligula. Donec est lacus, aliquet in interdum id, rutrum ac tellus. Ut rutrum, justo et lobortis commodo, est metus ornare tortor, vitae luctus turpis leo sed magna. In leo dolor, suscipit non mattis in.
    • Image Jason Doe March 15, 2015 | Reply
      Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam venenatis, ligula quis sagittis euismod, odio ante molestie tortor, eget ullamcorper lacus nunc a ligula. Donec est lacus, aliquet in interdum id, rutrum ac tellus. Ut rutrum, justo et lobortis commodo, est metus ornare tortor, vitae luctus turpis leo sed magna. In leo dolor, suscipit non mattis in.
    • Image Jason Doe March 15, 2015 | Reply
      Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam venenatis, ligula quis sagittis euismod, odio ante molestie tortor, eget ullamcorper lacus nunc a ligula. Donec est lacus, aliquet in interdum id, rutrum ac tellus. Ut rutrum, justo et lobortis commodo, est metus ornare tortor, vitae luctus turpis leo sed magna. In leo dolor, suscipit non mattis in.
  • Image John Doe March 15, 2015 | Reply
    Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam venenatis, ligula quis sagittis euismod, odio ante molestie tortor, eget ullamcorper lacus nunc a ligula. Donec est lacus, aliquet in interdum id, rutrum ac tellus. Ut rutrum, justo et lobortis commodo, est metus ornare tortor, vitae luctus turpis leo sed magna. In leo dolor, suscipit non mattis in.
  • Image John Doe March 15, 2015 | Reply
    Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam venenatis, ligula quis sagittis euismod, odio ante molestie tortor, eget ullamcorper lacus nunc a ligula. Donec est lacus, aliquet in interdum id, rutrum ac tellus. Ut rutrum, justo et lobortis commodo, est metus ornare tortor, vitae luctus turpis leo sed magna. In leo dolor, suscipit non mattis in.
Back to Top